Sua equipe é parte fundamental de seu trabalho e desempenho, então ela deve ser escolhida com muito cuidado e, por isso, hoje queremos falar um pouco sobre como escolher uma boa secretária e quais as características que ela deve possuir.
Este cargo é ocupado em sua maioria por mulheres, mas nada impede que homens com as características necessárias sejam contratados.
Sua secretária é a pessoa que exerce o primeiro contato com o paciente, então sua imagem, postura e comportamento está diretamente relacionada a dela. As principais funções:
Atendimento ao paciente
Englobando atendimento presencial e pelo telefone, é responsabilidade da secretária ouvir as queixas e necessidades do paciente, recepciona-los em seu consultório, além de manter tudo sistematizado para que o médico possa proporcionar o melhor atendimento possível.
Organização da sua agenda
Esta tarefa é desafiadora, porque não basta agendar os horários de seus pacientes, mas também realizar encaixes e lidar com atrasos e cancelamentos. O fluxo de pacientes é constante e atribulado, exigindo muita dedicação.
Assessoria ao médico
Esta função engloba desde abrir o consultório, até anotar recados e dialogar com o médico nas mais variadas situações que podem ocorrer no dia a dia.
Organização do ambiente
Garantir que a estrutura do consultório esteja apta a receber os pacientes e que todas as fichas estejam disponíveis e organizadas para a realização do atendimento.
O principal é considerar que ela será responsável pela primeira percepção que seus pacientes terão de seu consultório e que você precisa que ela seja eficiente para otimizar seu trabalho. Então leve em consideração:
Formação e experiência
É importante que o profissional tenha cursos na área de secretariado e administração, além de capacitação em informática básica para saber utilizar os sistemas disponíveis.
A experiência é importante para comprovar as habilidades do profissional, mas não é eliminatória, se a secretaria em potencial comprovar possuir o perfil esperado.
Organização
Para este cargo é fundamental que o profissional seja organizado, já que envolve sistematização de documento, organização do ambiente e a dinâmica da agenda.
Pró atividade e versatilidade
A secretária deve estar sempre preparada prestar assessoria nas mais variadas situações, desta forma ela deve ser uma pessoa que toma a inciativa e que se adapta as necessidades do consultório.
Postura humanizada
O profissional que será responsável pelo atendimento em seu consultório precisa saber tratar seus pacientes conforme suas necessidades. É fundamental ter empatia e tratar as pessoas como realmente são, não apenas como ativos que podem beneficiar o consultório financeiramente.
Neste processo é necessário que você também alinhe suas expectativas e necessidades com sua secretária e que vocês tenham um diálogo constante para melhor assistência de seus pacientes.