Tudo que você precisa saber para contratar uma secretária para seu consultório!

Sua equipe é parte fundamental de seu trabalho e desempenho, então ela deve ser escolhida com muito cuidado e, por isso, hoje queremos falar um pouco sobre como escolher uma boa secretária e quais as características que ela deve possuir.  

Este cargo é ocupado em sua maioria por mulheres, mas nada impede que homens com as características necessárias sejam contratados. 

Sua secretária é a pessoa que exerce o primeiro contato com o paciente, então sua imagem, postura e comportamento está diretamente relacionada a dela. As principais funções: 

Atendimento ao paciente 

Englobando atendimento presencial e pelo telefone, é responsabilidade da secretária ouvir as queixas e necessidades do paciente, recepciona-los em seu consultório, além de manter tudo sistematizado para que o médico possa proporcionar o melhor atendimento possível.  

Organização da sua agenda 

Esta tarefa é desafiadora, porque não basta agendar os horários de seus pacientes, mas também realizar encaixes e lidar com atrasos e cancelamentos. O fluxo de pacientes é constante e atribulado, exigindo muita dedicação. 

Assessoria ao médico 

Esta função engloba desde abrir o consultório, até anotar recados e dialogar com o médico nas mais variadas situações que podem ocorrer no dia a dia. 

Organização do ambiente 

Garantir que a estrutura do consultório esteja apta a receber os pacientes e que todas as fichas estejam disponíveis e organizadas para a realização do atendimento. 

O principal é considerar que ela será responsável pela primeira percepção que seus pacientes terão de seu consultório e que você precisa que ela seja eficiente para otimizar seu trabalho. Então leve em consideração: 

Formação e experiência  

É importante que o profissional tenha cursos na área de secretariado e administração, além de capacitação em informática básica para saber utilizar os sistemas disponíveis.  

A experiência é importante para comprovar as habilidades do profissional, mas não é eliminatória, se a secretaria em potencial comprovar possuir o perfil esperado. 

Organização 

Para este cargo é fundamental que o profissional seja organizado, já que envolve sistematização de documento, organização do ambiente e a dinâmica da agenda. 

Pró atividade e versatilidade 

A secretária deve estar sempre preparada prestar assessoria nas mais variadas situações, desta forma ela deve ser uma pessoa que toma a inciativa e que se adapta as necessidades do consultório. 

Postura humanizada 

O profissional que será responsável pelo atendimento em seu consultório precisa saber tratar seus pacientes conforme suas necessidades. É fundamental ter empatia e tratar as pessoas como realmente são, não apenas como ativos que podem beneficiar o consultório financeiramente. 

Neste processo é necessário que você também alinhe suas expectativas e necessidades com sua secretária e que vocês tenham um diálogo constante para melhor assistência de seus pacientes. 

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